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L'intégration d'une nouvelle recrue, une naissance


Les 5 étapes de la réussite

Mettez-vous un instant à la place de votre futur collaborateur…

On l’appellera Noé.

Que se passe-t-il dans la tête de Noé lorsqu’il franchit les derniers mètres avant de pénétrer dans vos locaux ?

Son cœur bat à 100 à l’heure, son émotion est au paroxysme, ses mains sont moites (ça tombe mal, aujourd’hui il va en serrer beaucoup), il s’est mis sur son 31 (pas de chance, cette chemise lui va comme un gant, mais laisse transpirer de vilaines auréoles lorsqu’il est stressé (ce qui augmente d’ailleurs son mal être)). Je ne vous parle pas de son bureau, il n'en a pas encore, cela n’a pas été anticipé.. Perd-il peut-être déjà ses moyens ?

Les souvenirs lourds de son expérience précédente lui reviennent en mémoire. Ce fameux premier jour où, il dû faire quelques centaines de mètres à pied sous la pluie sans avoir trouvé de place de parking. Où personne ne l’attendait à commencer par l’hôtesse d’accueil, « Ah bon ? Je ne savais pas qu’on avait embauché quelqu’un » et qui, parce qu’elle avait d’autres choses bien plus importantes à faire, l’avait fait poireauter de longues minutes seul ; laissant s’égrainer le temps et rendant Noé encore plus retard, le jour le plus important de sa nouvelle carrière.

Pas même le trop occupé DRH « Ah oui, j’avais oublié que vous arriviez aujourd’hui » n’avait pris soin d’organiser cet instant essentiel. Inutile non plus de compter sur la presque bonne idée de son chef de service de prendre le temps de vite faire le tour des bureaux (vides) pour essayer de le présenter…

« A cette heure, il n’y a personne dans les bureaux chef, vous le savez bien » avait alors dit en passant une collaboratrice relevant par la même son incompétence à manager. Ah si, pardon, il avait pu tout juste croiser Catherine et Liliane quittant précipitamment la machine à café de peur de se faire alpaguer par le patron, ne les empêchant pas au passage de le scruter de haut en bas pour déjà alimenter la gazette de l’entreprise…

Je ne vous parle pas de son bureau, il n’y en avait pas encore de disponible pour lui avant quelques jours.

J’exagère à peine me direz-vous ?… Un peu, pas tant. Prenez donc un instant et observez l’attitude de votre nouvelle recrue, sa façon de se déplacer, l’inclinaison de sa tête, l’expression de son corps, de ses yeux, (au passage, rappelons-nous que 80% de la communication est non verbale) …et vous prenez conscience que, peut-être, vous non plus n’avez pas anticipé son intégration.

Mais alors, comment faire ?

Le minimum requis est le suivant ayant comme leitmotiv que, le premier jour tout comme le dernier, doivent être des moments privilégiés de la relation Collaborateur / Entreprise. (La liste n’est pas exhaustive) …

L’anticipation

Suite à sa promesse d’embauche, vous avez remis à Noé un « welcome pack » montrant les caractéristiques de votre entreprise. Vous y insérez entre autre :

Le trombinoscope.

Il servira à Noé pour se familiariser avec les visages de vos collaborateurs. Bien sûr, les photos sont de même format, prises au même endroit afin de rendre ce trombinoscope sobre, harmonieux et professionnel. Merci d’éviter les selfies et l’arrière-plan montre votre logo, c’est toujours mieux que la cuisine de l’entreprise. Evidemment, tout le monde sourit sur les photos : vos collaborateurs sont heureux avec vous…

Le tuteur (ou la personne en charge de son intégration).

Un court descriptif de la personne en charge de son bien-être dans les premières semaines va le rassurer et l’accompagner. Une photo, un texte présentant sa fonction, son historique, portant une conclusion enthousiaste traitant de son arrivée prochaine le motivera.

Le plan d’accès, le parking.

Oui, c’est essentiel. Vous mettez un parking à disposition de vos salariés ? Profitez-en pour le mentionner, Noé est rassuré. Il a mémorisé l’accès, la porte d’entrée. Il sait qu’il trouvera un parking, voire une place de parking attitrée.

La communication interne

Vous avez pris soin d’avertir l’ensemble du personnel de l’arrivée de Noé. Vous avez fixé un protocole intégrant :

  • Qui est Noé ? Façon « teasing » : C’est le nouveau collaborateur…L’important n’est pas seulement de savoir ce qu’il va faire parmi vous, mais QUI IL EST. C’est un passionné avant tout.

Le mystère reste entier, nous le laisserons se présenter. Cela suscitera davantage la curiosité.

  • Quel jour et à quelle heure prend-il ses fonctions.

  • Qui accueille Noé ? (n’hésitez pas à doubler la responsabilité pour couvrir une absence imprévue)

  • Quelle est la formule d’accueil ? « Bonjour Noé ! Nous sommes heureux de vous accueillir »

Noé est une personne pas un numéro, évitez alors de le présenter comme le petit nouveau, mais appelez-le dès maintenant par son prénom… Il se sentira davantage attendu !

  • Chacun doit être à son poste à telle heure pour faire les présentations in situ.

  • Rappeler à chacun que l’intégration d’un nouveau collègue est essentielle autant pour lui, que pour l’équipe.

L’accueil, la présentation

  • Voilà le jour J. Noé est à l’heure (1 heure plus tard que les autres collaborateurs pour le temps de mise en place de chacun), il est attendu et accueilli avec un « vrai » sourire. Par effet de miroir, il sourira.

  • Une personne est chargée de son intégration et l’accompagne pas à pas, durant les premières heures.

  • Pourquoi ne pas envisager une « Welcome Slide » sur vos supports de projection (TV, écran, Vidéo proj, affiche….)

  • La visite de l’entreprise est réalisée (pour éviter les allers-retours, anticiper l’ordre de la visite).

  • Chacun à son poste salue Noé en souriant.

  • C’est l’heure de la pause, avec l’ensemble de ses collègues. Une naissance ça se fête ! Alors fêtez l’intégration de votre nouveau collaborateur. Café, croissants et bonne humeur. Par un mot de bienvenue, capitalisant sur l’esprit de groupe et la motivation, vous placez Noé au centre de votre équipe.

  • Noé se présente en quelques mots (cela peut être un exercice compliqué pour certains. Vous êtes là pour l’aider et le rassurer au besoin). Vous l'accompagnez d'un regard franc, un regard de bienveillance. C'est le moment d'applaudir !

Les premières missions

  • Tuteuré, formé ou en cours de formation, Noé est accompagné dans la réussite de ses nouvelles missions. Guidé, aidé, encouragé (et parfois recadré) il connaît son objectif et sait qu’il a un (ou deux) mois selon la période d’essai voulue pour réussir.

  • Des observations, des actions de félicitation, d’encouragement ou de recadrage sont menées régulièrement.

  • Vous lui avez transmis les bons gestes, le bon rythme, l’énergie, l’enthousiasme, le goût de l’effort, de la réussite et de la victoire !

  • Noé a toutes les clés en main pour atteindre son objectif.

  • Vous êtes le garant, tout comme lui, de sa réussite à vos côtés.

La validation de la période d’essai

  • Après la validation des points de passages réguliers, c’est l’heure du bilan. Vous êtes fier. Fier de vous tout d’abord, parce que vous avez su amener votre recrue vers l’atteinte de son objectif. Fier de votre équipe, parce que grâce à tous, vous avez réussi ensemble. Fier de Noé ensuite, parce qu’il a gagné, parce qu’il est heureux, parce qu’il est fier.

  • Noé est né.

Noé… Quel prénom ! Est-ce un hasard si j’ai choisi ce prénom ? Non.

Noé est notre avenir. Noé, parce qu’il a compris que l’équipe, le groupe, la famille sont essentiels dans l’épanouissement de l’entreprise et la réussite des nouveaux marchés ; par empathie, énergie, et cooptation, il emmènera sur son arche vos futurs collaborateurs vers la victoire…

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